«Das bexio Lab ist unser Katalysator für KI-getriebene Zukunftslösungen»
Tom Sprenger ist seit April 2022 Chief Technology Officer (CTO) bei bexio, dem Schweizer Marktführer im Bereich Business-Software für Selbstständige, Kleinunternehmen und Startups. Im Interview gibt er uns spannende Einblicke in aktuelle Entwicklungen wie das bexio Lab und lässt hinter die Kulissen von bexio blicken.
The Business Class Magazine. Tom Sprenger, wie wichtig ist Innovation in Ihrem Unternehmen?
Die Geschäftswelt verändert sich rasant – besonders für kleine Unternehmen, unsere Hauptzielgruppe. Sie sind enormem Druck ausgesetzt: Administrativer Aufwand, steigende regulatorische Anforderungen, Digitalisierung. Als Anbieter von Business-Software ist es unsere Aufgabe, diesen Wandel nicht nur zu begleiten, sondern aktiv mitzugestalten. Innovation ist für uns deshalb keine Option, sondern Notwendigkeit. Nur wer sich stetig weiterentwickelt, bleibt relevant.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz konkret bei der Innovationsstrategie von bexio?
KI ist zweifellos zurzeit einer der grössten Innovationstreiber und auch bei bexio spielt sie eine zentrale Rolle. Wir nutzen KI bereits heute, etwa bei der automatisierten Belegerkennung oder der Kategorisierung von Buchungsvorgängen. Doch das ist nur der Anfang. KI hilft uns, repetitive Aufgaben zu eliminieren, Daten intelligenter zu nutzen und unseren Kunden neue, smarte Funktionen bereitzustellen – sei es in der Finanzplanung, im Mahnwesen oder im Reporting. Das Potenzial ist enorm und wir investieren darum gezielt in KI-Kompetenzen.
Viele Unternehmen tun sich schwer damit, Innovation wirklich systematisch anzugehen. Wie macht bexio das?
Genau deshalb haben wir das bexio Lab gegründet. Es ist unser interner Innovationsbeschleuniger – mit dem klaren Mandat, neue Ideen schnell zu testen, Prototypen zu entwickeln und sie iterativ mit echten Kundenfeedbacks zu validieren. Es geht uns darum, Risiken bewusst einzugehen, zu lernen und auch einmal scheitern zu dürfen. Das bexio Lab agiert unabhängig von bestehenden Roadmaps und erlaubt uns, in grösseren Schritten zu denken, ohne dabei die Umsetzbarkeit und den Kundennutzen aus den Augen zu verlieren.
Was steckt hinter dem bexio Lab?
Das Lab ist ein interdisziplinäres Team mit Mitarbeitenden aus den Bereichen Produkt, Entwicklung, Design und Data Science. Es arbeitet eng mit ausgewählten Kunden zusammen, die bereit sind, neue Funktionen in einem frühen Stadium als Prototypen zu testen – es geht auch darum, dass Innovation greifbar wird.
Wie ist das ganze aufgebaut?
Der Aufbau orientiert sich an Lean-Startup-Prinzipien: Hypothese aufstellen, testen, messen, lernen. Wir haben bewusst eine Umgebung geschaffen, in der Geschwindigkeit und Experimentierfreude im Vordergrund stehen – ohne den Anspruch auf Perfektion, sondern mit Fokus auf Wirkung.
Und wie kam es dazu, dass die Initiative gestartet wurde?
Wir haben in den letzten Jahren sehr viel in einen stabilen und zuverlässigen Betrieb unserer Business-Software investiert. Zudem wurden die internen Prozesse für die Produktentwicklung stark überarbeitet und zusätzliche Mitarbeitende eingestellt. Dies mit dem Ziel, in unseren Produkten wieder regelmässig neue Funktionalitäten zu veröffentlichen, die unseren Kunden nachhaltigen Mehrwert in ihrem Arbeitsalltag bieten. Wenn wir die letzten Releases von bexio Office, bexio Cockpit, bexio Pay oder bexio Go anschauen, dann dürfen wir mit Stolz von uns behaupten, dass wir hier einiges erreicht haben und auf gutem Weg sind.
Was heisst das für die Zukunft?
Gleichzeitig haben wir aber auch gemerkt, dass durch die neuen Prozesse die Geschwindigkeit, um eine neue Idee am Markt zu testen, nicht unseren Vorstellungen genügt. Zum einen haben wir natürlich mit UX-Research die Möglichkeit, mit Umfragen Kundenbedürfnisse zu validieren. Zum anderen zeigt es sich aber immer wieder, dass es insbesondere für Kunden deutlich einfacher ist, wenn sie etwas zum «Anfassen» haben. Wir arbeiten im bexio Lab darum mit Hypothesen, bauen Prototypen, testen direkt mit Kunden, verwerfen oder schärfen nach. Dieser explorative Ansatz ermöglicht es uns, Risiken früher zu erkennen und gleichzeitig schneller und mutiger zu sein. Das Lab ist so zusagen unsere Spielwiese für die Ideen von morgen.
«Wir möchten die Innovationsgeschwindigkeit weiter erhöhen und Kunden künftig frühzeitig in unsere Testumgebungen einbinden. Wir glauben, dass man Innovation nicht nur für Kunden machen kann, sondern idealerweise mit ihnen.»
bexio-CTO Tom Sprenger
Wie kann man sich das Ganze konkreter vorstellen? Gibt es Beispiele?
Wir arbeiten im bexio Lab mit zwei Zeithorizonten. Im ersten Horizont sprechen wir von der sogenannten «Operativen Innovation». Darunter verstehen wir Innovationen, die sich mit der geschickten Kombination heutiger Technologien bereits umsetzen lassen. Konkret schauen wir uns an, wie wir Prozesse mit Hilfe von KI noch weiter vereinfachen und automatisieren können. Ganz konkret arbeiten wir am sogenannten «touchless booking»: Vom Beleg bis zu Rechnungen und anderen Dokumenten soll alles zu vollständig, korrekt und ohne Interaktion verbucht werden.
Bitte noch ein Beispiel.
Ein weiteres Beispiel ist das «Benchmarking»: Wir wollen unseren Kunden künftig eine Art KI-Coaching zur Verfügung stellen, bei dem wir sie branchenspezifisch beraten und datenbasierte Empfehlungen aussprechen, um noch erfolgreicher zu werden. Spannend ist auch ein Projekt mit dem Arbeitstitel «bexio intelligence»: Wir möchten, dass sich unsere Kunden mit bexio unterhalten können: «Hey bexio, kannst du mir sagen, welche Risiken du aktuell für mein Business siehst?» Bei diesem Beispiel sieht man unseren Anspruch, KI in den Kern zu bringen, um damit von einer möglichst hohen Datenintegration zu profitieren. Dies natürlich immer unter Beachtung des geltenden Datenschutzes.
Arbeiten Sie da auch in Szenarien?
Ja. Im zweiten Zeithorizont, der sogenannten «Moonshot Innovation» machen wir uns Gedanken zu langfristigen Innovationsthemen: Wir stellen uns konkrete Fragen und bauen daraus Szenarien für die Welt von morgen: Wie könnte der Arbeitsalltag von einem Treuhänder in 10 Jahren aussehen? Dazu initiieren wir Workshops und stellen beispielsweise einen fiktiven, aber realistischen Tagesablauf der Zukunft nach.
Ein Blick in die Zukunft: Was bedeutet Innovation für bexio in den nächsten fünf Jahren?
Unsere Vision ist es, die erste vollständig automatisierte Business-Software für kleine Unternehmen zu sein – intelligent, lernfähig und maximal nutzerfreundlich. Innovation wird dabei zur DNA unseres Angebots: Von der KI-gesteuerten Buchhaltung bis zur nahtlosen Integration mit Partnerlösungen im Marketplace. Gleichzeitig wollen wir ein Umfeld schaffen, das Talente anzieht und inspiriert. Denn die besten Ideen entstehen dort, wo Menschen neugierig, mutig und begeistert arbeiten dürfen.
Gibt es bestimmte Einschränkungen oder Rahmenbedingungen?
Wir müssen uns darüber bewusst sein, dass KI seine Grenzen hat. Dazu kommt, dass eine KI immer nur so gut ist, wie die Daten, die dahinterstecken und das, womit wir sie selbst füttern. Grundsätzlich funktioniert KI, wie andere Technologien. Ich vergleiche diese jeweils mit Medikamenten: Wirkungsvoll, aber mit Nebenwirkungen. Im bexio Lab befassen wir uns insbesondere auch mit dieser Grenze zwischen Wirkungen und Nebenwirkungen. Deshalb ist ein wesentlicher Teil unserer Arbeit auch die kritische Auseinandersetzung mit Risiken und ethischen Fragen. Vor allem die Sicherheit unserer Kundendaten hat für uns dabei oberste Priorität. KI ist nur so gut wie die Daten, die man ihr gibt – deshalb achten wir streng auf Datenqualität, Anonymisierung und Schutzmechanismen.
Wie stellen Sie sicher, dass Innovation nicht nur im Lab, sondern im ganzen Unternehmen gelebt wird?
Innovation ist wesentlicher Bestandteil der bexio-Unternehmensstrategie. Innovation soll direkt bei uns im Unternehmen stattfinden und damit direkt verfügbar sein. Eine der grössten Herausforderungen ist dabei die Kultur. Innovation braucht Offenheit, Vertrauen und die Bereitschaft, sich auf Unbekanntes einzulassen. Wir investieren stark in interne Kommunikation, stellen Erfolge – aber auch Lerneffekte – transparent dar und fördern gezielt «Bottom-up»-Initiativen. Gleichzeitig ist es unsere Verantwortung im Management, Räume zu schaffen, in denen Kreativität entstehen darf. Das Lab ist dabei ein Symbol, aber der Geist der Innovation muss in allen Teams spürbar sein. So findet Innovation tatsächlich schon jetzt an vielen Orten bei bexio statt.
Was sind die nächsten Schritte?
Wir möchten die Innovationsgeschwindigkeit weiter erhöhen und Kunden künftig frühzeitig in unsere Testumgebungen einbinden. Wir glauben, dass man Innovation nicht nur für Kunden machen kann, sondern idealerweise mit ihnen. Das bexio Lab wird weiter ausgebaut, neue Talente kommen an Bord – und unsere Mission bleibt dieselbe: Den Arbeitsalltag von Treuhändern und KMU radikal vereinfachen und dabei technologisch immer einen Schritt voraus sein.
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